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Buenos días a todos, a continuación va a intervenir Pilar Benavente Martínez, fundadora de la empresa que organiza empresa precisamente especializada en la transformación digital de entidades. Pilar, comenzó su formación académica en la Universidad de Murcia, es licenciada en documentación y con amplia formación en programas de gestión de proyectos y procesos empresariales en el año 2005, fundar la empresa que organiza, con el objetivo de aumentar la efectividad en empresas e instituciones, cambiando su forma de tratar la información y documentación. Su trayectoria empresarial no ha estado exenta de dificultades, pero también ha tenido grandes reconocimientos como el premio en 2020 a mujer emprendedora referente en su sector otorgado por la comunidad autónoma de la Región de Murcia. Pilar es 1 de los ejes del proyecto elaborado aportando sus conocimientos y servicios profesionales en el asesoramiento, implantación y puesta en marcha del sistema de gestión documental. Su amplia experiencia en digitalización de procesos de gestión documental hace que su contribución a esta jornada sea tan significativa. Iñaki trasladarnos a continuación, pues la importancia de la gestión de documental en las organizaciones como elemento clave para su transformación digital. Adelante, Pilar cuando quiera. Muchas gracias Gema por esa presentación La verdad es que abrimos un poco la representación que me ha hecho y nada bueno, yo en primer lugar, Buenos días y muchas gracias a la Fundación Baín por por pensar en organiza y la experiencia que podíamos aportar a lo que es este este proyecto, y gracias también a lo que es el grupo de Tecnologías de la Información, de la Universidad de Murcia, con los que hemos compartido alguno, algún ratico que otro no y bueno, y sobre todo también mucha gracia a la persona que han venido a esta exposición y a esta presentación y a las personas que estaban, que están online también tenemos que darle las gracias Bueno, en esta presentación, breve que vamos a hacer en estos minutos de exposición, vamos a hablar de la importancia de la gestión documental en lo que son las organizaciones, haciendo hincapié en lo que la situación actual y la problemática de mucha de muchas organizaciones en cuanto a lo que es la la documentación física y y lo que es la documentación digital que gestionan. Hablaremos también de lo que es la la gestión documental de los principales de las principales funcionalidades y lo del objeto del documental y finalmente, comentaremos los beneficio y lo que es la importancia de lo que es la implantación de un sistema de gestión documental en las organizaciones. Bueno, en este primer punto yo lanzaría la pregunta cuál es la situación. Vosotros seguramente lo lo sabéis también. Cuál es la situación de las organizaciones que problemática se ha detectado? Se han detectado o hemos detectado en muchas de ellas? No? Pues lo primero es todo algo fundamental interiorizar y saber lo que es la transformación, lo que lo que es la transformación digital. Bueno, decir que todas las organizaciones estamos inmersas en este tiempo, en esa transformación, pero muchas veces no sabemos qué ni para qué sirve mucha ocasión. Entonces, la transformación digital, lo que es el concepto, incide. La transformación digital es la que la que nos permite que lo que son las las organizaciones compitan mejor en en un entorno, en su entorno económico, no el cual cambia constantemente y bueno, y a medida, que la tecnología también va evolucionando con este. Con este fin la transformación digital, bueno, es necesaria para cualquier empresa, cualquier organización, sea o no con con finalidad de lucro y bueno, y las instituciones que busquen sobrevivir en lo que es el este, futuro, no este futuro que tenemos, que tenemos ya aquí? Bueno, pues esta importante afirmación. Bueno, os puedo presentar esta imagen que se muestra. Bueno, esta imagen es bueno, yo le llamo almacén de documento, ya que no le podemos llamar ni siquiera archivo, vale, porque un archivo es un lugar donde donde se guardan los documentos de forma ordenada y precisamente orden no hay, no hay en este tipo de de almacén vamos a llamarlo almacén bueno, que piensa y organizaciones así pueden sobrevivir. En estos tiempo alguien se encuentra algo podrán encontrar algo, harán bien su tiempo, serán efectivos los trabajadores que que trabajan aquí en esta organización en esta empresa? Vale? En este caso el ejemplo es una documentación que está en papel, pero esto lo podemos extender a lo que es documentación en digital o incluso muchas veces en esta época de transición también nos encontramos lo que son. Archivo híbrido que una parte está en papel archivo o almacenes híbridos porque lo que he comentado una parte está en papel, otra parte tan digital, que es lo que tengo en papel, que es lo que tengo digital vale? En ese sentido, la verdad es que esta época este recorrido, bastante, bastante complicado, vale para muchas de la organización. Bueno, y como anécdota también, bueno, no sé si muchas de ellas saldrá obtenido un escritorio, como se puede, se puede ver en la imagen imaginar si eso, el escritorio, cómo estará la documentación por dentro, no como el guardado de esa documentación, como se recoge, cómo se recoge, cómo se busca, cómo, cómo se busca esa documentación Male que que siempre queremos, queremos encontrar en muchas ocasiones muchos trabajadores, y esto 2 doy fe porque me lo han contado en muchas ocasiones que en lugar de buscar el archivo, están buscando ahora llora el archivo digital y concreto que quieren encontrar y bueno, y muchas veces se recurre a volver, a hacer rehacer el documento, el documento que están buscando más que el el encontrar el documento que ya tienen hecho. Es decir, con la. Con lo cual, hay una pérdida, una gran pérdida de tiempo y una gran pérdida de recursos económicos. En ese sentido, con todo lo anterior, pues bueno, nos hace un poco reflexionar y pensar que es bueno que lo importante es el tiempo para una organización, ya que, bueno, comentaros como, como dato que el tiempo invertido por un trabajador en buscar y archivar documentó en una organización de 67 minutos por por día, bueno, esté este tiempo -pensáis que es evitable, que se podría evitar por la verdad es que esto, si lo trasladamos a trabajo de las personas, podemos decir que en una organización donde haya un departamento de 5 personas es como si una de esas personas no fuese a trabajar nunca decir. Es decir, hay una persona que podemos borrarla del proyecto, porque el tiempo empleado entre todo hace como que, como el tiempo de una persona vale el tiempo de una persona al año en todo lo que la gestión de la documentación. Vale? Entonces, bueno, comentar que el gasto medio, si lo trasladamos a lo que es a lo que es la parte económica, vale. El gasto medio por trabajador al año en buscar archivar documento es de unos 5.600 euros, vale? Estos recursos claramente se podrían destinar a otros trabajos que fueran mucho más efectivo y, sobre todo, este gasto 100 por 100. Es evitable, porque con una inversión progresiva en gestión documental se podría sin podría evitar este gasto innecesario y bueno, y poner un poco en situación también de que en nuestro día a día muchos también, os sentiréis identificado con esta cuestión es qué Qué bueno, qué que os voy a comentar, decidir. Muchas veces, utilizamos la mayoría, utilizaba muchísimas aplicaciones, donde guardamos documentos que muchas veces no sabemos si lo hemos guardado en una aplicación, en otra, en una carpeta u otra, gestionamos muchas versiones de los documentos versión, una versión de la versión definitiva, versión 27, versión del compañero, etc. No tenemos control sobre sobre lo que son los documentos, ya que en muchas ocasiones también en la propia organización, en un mismo departamento, tenemos al jefe de departamento o la persona responsable, departamento que podría ser la persona que tuviera acceso a toda la documentación, pero, pero bueno, hay personas que no tienen por qué tener acceso a mucha parte de la documentación y lo tienen. Entonces con no tenemos. Decimos que no tenemos ese control por el tema y que los roles y los permisos no están definidos a la hora de poder de poder entrar a documentación o, por ejemplo, también otra, la de las cosas que nos pasa en nuestro día a día, que consumimos mucho espacio, tanto en nube como en nuestro propio equipo locales. El mismo documento lo que decía antes no lo lo tenemos en distintas ubicaciones, y al final la conclusión o lo que deberíamos pensar es que sabemos que tenemos que guardar. Y cómo lo tenemos que guardar? Vale esa esa pregunta, como decía, cuántas aplicaciones utilizamos en nuestro trabajo donde guardamos todo lo que generamos? Bueno, comentaron que todo esto y el querer tener el dato dato y mandato de todas las lo que son las acciones que realizamos, aunque no, aunque no les saca, no saquemos partido, queremos queremos tener muchos datos, muchos datos, y no le sacamos ningún partido, cosa que es fundamental para tomar la toma de decisiones, el saber saber qué, qué por dónde queremos ir o qué tenemos realmente el aprovechar nuestros recursos. Entonces, todo esto, el tener tantos datos no hace que la lo que es la documentación. Si si la información, si vemos el gráfico, vemos que desde el año 2010 hasta hasta la actualidad, pues bueno, hay una subida progresiva y exponencial. Un crecimiento exponencial de los datos, en lo que en el año 2010 teníamos 5 Z -ZP no, y está previsto que en el año 2025 tengamos un incremento de hasta 105 hasta 175, que es una bestialidad, es una burrada y poco a poco todos los centros tienen que ir ampliando, y volviendo a ampliar y volviendo a ampliar todo lo que es su infraestructura para poder almacenar todos esos recursos a esos datos y con lo cual incrementa el coste económico, por mucho que digamos, no está en la nube, y tal, incrementa el coste económico de todo lo que es la propia gestión. Pero, bueno, si tuviéramos una gestión correcta no tendríamos que tener tantos datos, tanto documentos repetidos, tanta información, que muchas veces no le sacamos el partido suficiente, vale? Bueno, por todo lo anteriormente puesto, hay una serie de actúe ya, que para que veamos un poco la progresión de lo que es la gestión documental y la importancia, como hablábamos, la importancia de la gestión documental, pues ahí un estudio realizado por la pole, por lo que es la empresa Toshiba, Tex. En España, en el que nos dice que que en el año 2022 se producirá un incremento, este estudio, publicado por la revista Valls y bueno del 25 de mayo, está publicado, 25 de mayo del año 2022, que prácticamente bastante reciente, en el que dice que en el año 2022 se prevé un incremento del 49 por 100 de lo que es la inversión con respecto a lo que es la gestión documental con respecto al año 2021, o sea que es una bastante importante. El dato más importante es que estas inversiones no solo se están realizando en grandes organizaciones, sino que también las pequeñas organizaciones, las pymes, incluso todos nos estamos dando cuenta de la importancia y de la importancia de la transformación digital, y lo lo importante, es que digitalizarse vale y con un plan con con cabeza no. No me meto en la digitalización así loca, porque me tengo que digitalizar. Bien, pues en este segundo punto, bueno, vamos a ver lo que la la gestión documental y lo que son, la funcionalidad en sí de lo que son los gestores documental. Vale. Muchas veces se habla de la gestión documental, pero y verdaderamente, no, no se sabe, no se sabe de lo de lo que se está hablando. Yo me he encontrado a persona que cuando voy a visitar empresas, organizaciones muchas veces me dicen. No sé yo ya estoy digitalizado. No, si yo tengo Gestión documental y bueno, y muchas veces la gestión documental no pasa del papel al digital son solamente una pequeña parte de lo que tenemos, que hace cada vez menos hay cada vez hay menos Pável y cada vez más están los documentos en digital, pero la historia es que el que tenga un documento en digital no quiere decir que te haya digitalizado o que encuentran. Lo que necesita vale Bueno, la gestión documental es muchísimo más que todo eso que he comentado. La gestión documental analiza los flujos documentales de la organizaciones, establece un sistema con una estructura lógica de los documentos, es poder acceder y recuperar y recuperar fácilmente todo lo que son, lo que son los documentos y la información que vamos buscando es saber que se tiene que guardar y que se tiene que eliminar. Es decir, es mucho más que todo esto y bueno, comentaron que, bueno, toda en todas las organizaciones generamos y recibimos documentos de diferente formato, por diferentes vías y que estos documentos lo que decía antes, pues sabemos sacarle partido y con el volumen tan grande de información y documentación que recibimos Bueno, de alguna manera, si nosotros implantar un sistema que nos permita que esos datos, que esa información podamos recuperar, la podamos, podamos de alguna manera utilizarla? Pues siempre siempre podremos ahorrar mucho tiempo. En este sentido, vale? Bueno, comentaron que la principal es funcionaria, un poco de lo que son lo la gestión documental, los los sistemas de gestión documental, con un don con un gestor documental Abe, comentó lo que son los principales gestores documentales valen, luego allí herramienta que son específica para gestionar cosa particular no pero bueno en general los principales gestores documentales permiten lo que es, un almacenamiento centralizado donde lo que es lo que hay son todas las personas, pues se van, que de alguna manera su archivado definitivo no es con el que estamos trabajando. 1, que tenemos esa versión en versión 1, versión 20, trabajo, ese tipo de trabajo que tengan que tengan de alguna manera ese archivo centralizado. Vale que todos tengamos como recurso ese ese archivo digital donde podamos hacer cosas, una serie de cosas, con toda esa información y toda esa documentación digital. Luego en la mayoría nos permiten lo que son. La búsqueda por OCR esta búsqueda por OCR son búsquedas que se hace de lo que es el contenido del documento desde el minuto 0; que un un documento entra a un gestor documental, pues lo que pasa es que ese Egipto documental le pasa el OCR, que es el reconocimiento óptico de caracteres y lo que hace que no solamente tengamos que identificar el documento muchas veces no lo pone automáticamente, si lo si lo implanta muy bien y nos puede poner hasta el nombre automáticamente con los datos que queramos y nos puede identificar. Pero no solamente eso, sino que puede perfectamente. Podemos perfectamente recuperar lo que es la información, la documentación, ese documento que vamos buscando por lo que es el contenido del propio documento. No tenemos específicamente que sabe qué nombre le hemos puesto donde lo hemos colocado, vale? Luego nos permite lo que es la automatización del proceso. Básicamente es pasar 2 procesos que habitualmente lo hacemos de manera manual, pues pasarlo a lo que es la parte, o sea hacer automático esos procesos. Esto es una manera de ahorrar bastante, bastante tiempo y nos permite también hacer un trabajo colaborativo, donde los procesos vayan pasando de una persona a otra y haga y se haga el trabajo que precisamente cada 1 tiene que hacer en el momento que lo tiene que hacer. Vale? Luego lo el tema del control de versiones es muy importante porque en todo momento en la mayoría de gestores, documentales podemos en un momento dado, volver a versiones anteriores que a lo mejor muchas veces tenemos que comparar. Hemos machacado lo que es el documento y sí con el que estábamos trabajando y y y bueno y nunca perdemos un trabajo importante que a lo mejor no puede ser necesario. En un momento determinado o ese trabajo colaborativo, puede ser que un compañero en concreto haya hecho algo que queríamos volver atrás, no algo super importante también es lo que es la trazabilidad documental, puesto que, bueno, la mayoría de empresa siempre estamos pensando en mejorar y empresa urbanizaciones, estamos siempre con la cabeza, con mejorar y en hacer mejores nuestros procesos y hacen mejore o llevar a cabo nuestros servicios. Entonces, para esto, pues siempre recibimos auditoría o nuestro departamento de calidad tienen que rellenar una serie de documentos. El tema no conformidades cuando hay algún incidencia o cualquier cosa no permiten objetores documental, no permiten lo que la trazabilidad documental vale en auditoría y en y en departamentos de calidad. Es bastante importante todo lo que la trazabilidad, el olor, los roles, los permisos que usuario hace que cuando lo hace vale otra de las funcionalidades, por ejemplo, puede ser la digitalización certificada. Como he comentado antes, estamos en un período de transición entre lo que la, lo que es la parte papel parte digital, todo lo que la la la digitalización certificada, es una parte que una como una especie de módulo. Que la Agencia Tributaria ha homologado a diferentes sectores documentales diferentes herramientas, aplicaciones que lo que hace es que nos permita meter en un proceso esta esta parte y nos pueda y no pueda, podamos destruir el papel con toda garantía y por último, vamos, estoy contando las principales, hay muchas más. Lo que la la firma digital biométrica vale todo es que nos permite la que podamos firmar con toda seguridad y que tenga validez jurídica esta cima? Biométrica vale en proceso proceso automático o de forma manual? Vale? Bueno, pues y bueno en como final de lo que le posición comentarlo después de todo esto que he puesto encima de la mesa, lo que son los beneficios de tener un sistema egipcio de de gestión documental. Bueno, parece que es bueno que los sistemas de gestión documental son un gasto para las empresas, más Ory, organización, es más que una inversión, pero realmente lo que he comentado antes, si tu aumenta tu productividad y aumentan la efectividad al final no es un gato, al final lo que tú haces es una inversión a medio o largo plazo y en un período corto, relativamente corto recupera esa. Esa inversión es esa, ese Roy vale otro de los beneficios que reduce los costes y los tiempos de respuesta no hace ser más efectivo, reducimos los tiempos de respuesta. Nos ofrece mayor seguridad de la información, puesto que tenemos a través de lo que son los documentos base de datos y copias de seguridad. No hace que los documentos sean más seguro, luego tenemos la civil, la accesibilidad 24, 7 desde cualquier lugar y mejorar lo que son los procesos, los procesos, y a la podemos automatizar esos procesos. Os voy a contar ya brevemente lo que sea, lo que es la automatización de procesos documentales, que os voy a contar un par de proceso muy sencillo, como pueden ser una entrada de factura a un gestor documental en el que se hace un proceso automático en el que la propia factura pasa por una serie de paso en lo que puede validar, puede ponerle un sello, automáticamente puede hacer incluso una firma automáticamente depende del proceso que queramos, puede, incluso se pueden poner su asiento contable, se pueden hacer muchísimas cosas, y si hoy se puede esperar ahí a que un contable quiera quiera o pueda hacer a esa documentación y por ejemplo, luego por último, se podría archivar automáticamente esa, esa, esa factura se puede hacer vinculaciones y luego, por ejemplo, en un proceso denomina que es súper sencillo. Cuando se tiene mucha muchas nóminas, muchos trabajadores muchas veces se pierde mucho tiempo en lo que son, lo envió por correo en revisar las nóminas, lo que se ha enviado, lo que no es lo que son la firma. Entonces se puede programar un proceso muy automático, muy sencillo que un proceso desatendido. Para que todo esto se haga todos los meses y de manera automática, simplemente hay que subir un archivo pdf-multi, página a una, una a una carpeta programada para para ello y directamente se se produce lo que es él, el, el lo que es el proceso automático, Malet y bueno, en cuestión de de lo que es la gestión de la gestión documental en lo que es el proyecto, elabora simplemente decir que lo que son los proyectos también se pueden mejorar y se puede vincular muchos documentos a través de metadatos a través de a través de eso, y se puede guardar esos documentos de manera automática. Vale? Bueno y ya para finalizar fue puesto que muchas gracias, que si necesidad y cual, que cualquier cosa de nosotros de organiza, pues nada, que estaremos encantados de poder ayudar a mejorar nuestros procesos y que bueno, simplemente comentaros que que bueno, que hasta el día 30, pues nos puede ir y nos podéis llamar y bueno, nuestro, como somos patrocinadores de ósea. Panel de Open Km, nos nos nos comenta que podréis recibir un 10 por 100 de, vamos de descuento, de descuento en esta. En esta gestión Malet, o sea, que muchísimas gracias. Muchas gracias por tu intervención. Ahora vamos a parar una media horita base para una pequeña pausa y regresamos en enseguida. Hasta ahora.